Zeiten verbuchen

In diesem Tutorial zeigen wir, wie Zeiten auf einen Auftrag gebucht werden. 

Für diese Funktion ist das Projekt-Modul für Indibox notwendig

1. Meine Zeiten

  • Klicken Sie im Hauptmenü auf "Zeiten" und dort auf "Meine Zeiten".
  • Hier sehen Sie alle Zeiten, die ihrem Benutzer zugeordnet sind. Unter "Zeiten nach Projekt" sehen Sie eine Übersicht über Zeiten zu einem Projekt
  • Alle Zeitangaben sind in Stunden:Minuten, also für 3:45 bedeutet 3 Stunden und 45 Minuten.

2. Zeiten per Client erfassen

Diese Abschnitt zeigt, wie Sie Zeiten im Client erfassen.

2.1. Neue Zeit für Auftrag erfassen

  • Klicken Sie auf "Zeit erstellen"
  • Wählen Sie dann das Projekt aus, zu dem Sie die Zeit erfassen wollen
  • Wählen Sie dann den Auftrag aus (Falls noch kein Auftrag existiert, gehen Sie zum nächsten Punkt 2.2.)
  • Wählen Sie dann das Arbeitspaket aus auf dem die Zeit gebucht werden soll.
  • Geben Sie dann den Aufwand ein, hier beispielsweise: 10 Stunden und 30 Minuten:
  • Geben Sie den Tag, Ort und die Tätigkeit ein, die Sie durchgeführt haben.

  • Wählen Sie dann die Mitarbeiter aus. Ihr Mitarbeiter sollte bereits hinzugefügt sein. Sie können hier weitere Mitarbeiter hinzufügen, sodass Sie die Daten gesammelt für alle eintragen können.
  • Geben Sie das Honorar an, dass dieser Buchung zugeordnet werden soll. Hier ist der Mitarbeiter "Max Mustermann" als "Senior-Berater" tätig gewesen:
  • Außerdem können Sie noch weitere Teilnehmer hinzufügen, die z.B. seitens des Kunden anwesend waren:
  • Klicken Sie auf Speichern, um die Zeit zu übermitteln.
  • Falls Sie neben sich noch andere Mitarbeiter hinzugefügt haben, erhalten diese eine Nachricht darüber, dass Sie sie hinzugefügt haben, sofern diese die Time App verwenden.

2.2. Neue Zeit ohne Auftrag erfassen

  • Falls noch kein Auftrag besteht oder Sie eine Zeit nur auf das Projekt, z.B. als interne und nicht abrechnbare Zeit, verbuchen wollen, dann gehen Sie wie folgt vor:
  • Klicken Sie auf "Zeit erstellen"
  • Wählen Sie dann das Projekt aus, zu dem Sie die Zeit erfassen wollen
  • Wählen Sie dann bei Auftrag "Ohne Auftrag" aus
  • Geben Sie dann den Aufwand ein, hier beispielsweise: 4 Stunden und 0 Minuten:
  • Im Vergleich zum Erfassen mit zugehörigen Auftrag können Sie hier kein Honorar auswählen (weil es keinen Auftrag gibt, damit auch keine Arbeitspakete und daher auch keine Honorare existieren).

2.3. Zeiten einsehen

  • In der Übersicht in "Meine Zeiten" sehen Sie nun die Einträge für die übermittelten beiden Zeiten:


  • Unter dem Reiter "Zeiten nach Projekt" sehen Sie nun auch Details zu den Projekten:
  • Im Projekt "Beispiel Projekt" wurden insgesamt 30 Tage beauftragt (siehe Tutorial: Angebot mit Arbeitspaketen erstellen), sodass diese 30 Tage insgesamt 240 beauftragte Stunden ergeben. Davon wurden durch die Übermittlung der Zeiten insgesamt 14 Stunden und 30 Minuten geleistet. Davon sind 4 Stunden intern (also "Ohne Auftrag") und Sie haben davon 14 Stunden und 30 Minuten aufgewandt.

Die Schritte:

3. Zeiten per App erfassen

Mit der Time-App können Sie Zeiten auch mobil mit dem Smartphone erfassen. Hierzu muss Ihre Indibox über einen Cloud-Connect verfügen und eingerichtet sein.

Die Login-Daten entsprechen denen, die Sie auch für die Indibox im Client eingeben.

Wenn Sie mit der App und Ihren Benutzer eingeloggt sind, können Sie Push-Nachrichten vom System erhalten. Gibt jemand anderes Sie als Mitarbeiter beim übermitteln von Zeiten an, so bekommen sie eine Nachricht, dass eine Zeit für Sie gebucht wurde.

3.1. Die Zeit-App im Überblick

  • Analog zu "Meine Zeiten" im Client (siehe oben) sehen Sie hier alle Ihre Zeiten und die Details zu jeder übermittelten Zeit:


  • Sie können die Projekte einsehen, danach suchen und Details einsehen:
  • Sie sehen Nachrichten, wenn z.B. ein anderen Mitarbeiter für Sie eine Zeit übermittelt hat:


3.2. Zeit übermitteln

  • Klicken Sie auf das Plus im Menü, um eine neue Zeit zu übermitteln
  • Es öffnet sich die Ansicht "Zeiten melden"
  • Klicken Sie auf "Projekt auswählen", sodass sich die Projektauswahl öffnet:
  • Klicken Sie dann das gewünschte Projekt an. 
  • Es öffnet sich automatisch dann die nächste Ansicht, um den Auftrag zu wählen.
  • Wählen Sie hier einen Auftrag aus, oder "Ohne Auftrag", falls es sich um interne Stunden handelt und/oder es keinen zugehörigen Auftrag gibt (Details dazu siehe oben bei 2.2.).
  • Wenn Sie "Ohne Auftrag" auswählen, kommen Sie zurück zur Ansicht "Zeiten melden" und sehen nun Ihre Auswahl.
  • Wenn Sie einen existierenden Auftrag auswählen, wird automatisch die nächste Ansicht zum Wählen des Arbeitspakets geöffnet:
  • Wählen Sie durch ein Klick auf das Arbeitspakets das gewünschte aus
  • Sie sehen nun ihre Auswahl in der Übersicht "Zeiten melden" und es stehen nun weitere Eingabemöglichkeiten für Zeiten und Benutzer zur Verfügung:
  • Geben Sie nun Ihre Stunden und Minuten an und entsprechende Details wie Datum, Ort und die durchgeführten Tätigkeiten.
  • Danach folgt die Eingabe der Mitarbeiter für die diese Zeit übermittelt werden soll. Im Normalfall sind Sie dort bereits hinzugefügt. 
    Durch Klick auf "Mitarbeiter auswählen" können Sie weitere Mitarbeiter hinzufügen oder wieder entfernen.
  • Durch ein Swipe (Wischen) nach links auf den Mitarbeiter können Sie diesen wieder aus der Liste entfernen.
  • Durch ein Klick/Tap auf den Mitarbeiter können Sie die Position bzw. das zugeordnete Honorar auswählen. Wenn Sie "Ohne Auftrag" gewählt haben, ist dies nicht möglich (siehe auch oben bei 2.2.).
  • Um weitere, externe Teilnehmer hinzuzufügen, klicken Sie auf "Teilnehmer hinzufügen" und geben dort den Namen ein.
  • Durch ein Swipe (Wichen) nach links auf den Eintrag des Teilnehmers, können Sie diesen wieder löschen.
  • Zum Speichern klicken sie auf Speichern. Die Zeit wird dann zum System übertragen. 

3.3. Ändern von Zeiten

  • Um eine Zeit zu ändern, gehen Sie auf "Meine Zeiten" und dort auf den Eintrag, den Sie ändern möchten.
  • Klicken Sie dann auf das Zahnrad oben rechts
  • Sie haben dann alle Optionen, wie sie unter 3.2. stehen, um die Zeit zu ändern. 
  • Beachten Sie hier, dass jede Änderungen auch für andere Mitarbeiter, die sie angegeben haben übernommen werden!