Die erste Rechnung

1. Eine neue Rechnung

  • Klicken Sie im Hauptmenü auf "Rechnungen". Hier sehen Sie alle Rechnungen
  • Klicken Sie nun auf "Rechnung erstellen". Sie sehen die Eingabemaske für eine neue Rechnung

  • Rechts sehen Sie die Optionen für die diese Rechnung, wie das Rechnungsdatum, das Zahlungsziel in Tagen oder die angezeigte Kontaktperson

2. Einen Kunden hinzufügen

  • Tippen Sie in das Suchfeld für den Kunden den Kundennamen ein und übernehmen Sie die Auswahl mit Enter. 
  • Falls Sie noch keinen Kunden angelegt haben, klicken Sie auf "Erstellen". Geben Sie dort alle Kundendaten ein, wie unter Kunden beschrieben
  • Die Kundendaten werden für die Rechnung übernommen, indem z.B. die Rechnungsadresse des Kunden eingeblendet wird.
  • Falls Änderungen an den Stammdaten des Kunden vorgenommen werden müssen, können Sie auf "Kunde bearbeiten" in den Bearbeiten-Dialog wechseln.

Die Schritte:

3. Einen Artikel hinzufügen

  • Geben Sie den Namen des Artikels in das Suchfeld in der Artikelliste ein. Alle passenden Artikel werden vorgeschlagen 

    Sie können die Auswahl per Enter oder mit einem Mausklick übernehmen.
  • Der Artikel wurde entsprechend der Rechnung hinzugefügt. 
  • Um den Preis des Artikels zu ändern, klicken Sie entsprechend auf den Preis - z.B. auf "Nettopreis", um diesen zu ändern. Die Berechnung der abhängigen Werte (Gesamtpreis, Bruttopreis etc.) erfolgt automatisch
  • Rechts unterhalb sehen Sie den Gesamtbetrag der Rechnung und die - sofern vorhanden - enthaltene Umsatzsteuer.

Hier noch ein paar Informationen zur Handhabung von Artikeln:

  • Artikeländerungen

    Die Änderungen am Preis, an Texten und der Anzahl werden nur für diese Rechnung übernommen und wird nicht in den Stammdaten des Artikels übernommen. Ist der normale Preis eines Artikels z.B. 19,90 € und sie ändern hier in der Rechnung den Preis auf 29,90 € so bleibt der normale Artikelpreis für zukünftige Rechnungen bei 19,90 €. Um den Preis in den Stammdaten und damit auch für künftige Rechnungen zu ändern, klicken Sie im Artikeleintrag auf die Einstellungen (das Zahnradmenü) und wählen dort "Stamm-Artikel bearbeiten" aus. Dort können Sie dann den Preis und entsprechende Daten ändern. Beim Speichern fragt das System Sie, ob Sie diese Änderungen auch in der Rechnung übernehmen wollen. Die zuvor geänderten Texte und Preise werden dann überschrieben.

  • Mehrere Artikel hinzufügen

    Wenn Sie den Preis und Text eines Artikels nicht geändert haben und er damit den Informationen aus dem Stamm-Artikel entspricht und sie den gleichen Artikel noch einmal zu Ihrer Rechnung hinzufügen, wird lediglich die Anzahl des Artikels um eins erhöht. 
    Haben Sie jedoch Änderungen am Preis oder am Text vorgenommen, wird eine weitere Position hinzugefügt. Somit hätten Sie zwei Positionen, aber mit demselben Stammartikel. 

  • Stamm-Artikel ändern

    Um den zugehören Stamm-Artikel zu ändern, wählen Sie in den Einstellungen des Eintrags (das Zahnradmenü) "Stamm-Artikel auswählen" aus. Damit können Sie den Eintrag entsprechend mit einem anderen Artikel verknüpfen. Hier können Sie dann dennoch die bereits getätigten Eingaben für Preise oder Texte belassen oder diese vom neuen Stamm-Artikel übernehmen. Die Zuordnung eines Stamm-Artikels macht sich auf verschiedene Art bemerkbar, wie z.B. in der Lagerverwaltung, die verwendete Einheit (z.B. "Stunde" oder "Stück") oder für Auswertungen.

  • Mehrfaches Erstellen

    Achten Sie darauf, dass Sie nicht den faktisch gleichen Artikel mehrfach erstellen, indem in dieser Ansicht schlicht immer "Erstellen" bei Artikel gewählt wird. Haben Sie z.B. einen Artikel "Tagessatz Beratung", dann empfiehlt es sich hier, dass sie dafür genau einen Artikel "Tagessatz Beratung" in ihrem Artikel-Stamm haben, auch wenn verschiedene Kunden (bzw. jede Rechnung) einen eigenen Preis für einen Tagessatz haben. Dies sorgt zum einen dafür, dass das System nachher nicht hunderte Artikel "Tagessatz Beratung" verwaltet, sondern nur einen hat. Dies ist nicht nur übersichtlicher, sondern ermöglicht auch bessere Auswertungen. Beispielsweise wie der Gesamtumsatz des Artikels "Tagessatz Beratung" war. Der tatsächliche Preis kann, wie oben beschrieben, vom Stamm-Artikel "Tagessatz Beratung" abweichen und wäre damit wieder kundenindividuell. Neben dem Preis gilt dasselbe auch für die Bezeichung und Beschreibung: Derselbe Stamm-Artikel "Tagessatz-Beratung" kann in einer Rechnung in "Senior-Berater" umbenannt werden und in einer weiteren Rechnung eventuell "Tagespauschale".

4. Weiteren Informationen angeben

  • Geben Sie z.B. das gewünsche Zahlungsziel in Tagen an
  • Ändern Sie die Zahlungsmethode. 
  • Unter dem Reiter "Texte" können Sie den Standard-Text, der vor und den Standard-Text, der nach den Positionen eingefügt wird, eingeben bzw. ändern. Hinweis: Wo und ob diese Texte im PDF ausgegeben werden, kann von ihrem firmenspezifischen Layout abhängig. 
  • Unter "Anhänge" können Sie PDFs anhängen, die vom System an jede generierte PDF der Rechnung mit angefügt werden. Dies ermöglicht z.B. das Anhängen von weiteren Belegen, Tabellen oder sonstigen Dokumenten, die für die Abrechnung notwendig sind.
  • Unter "Dateien" können Sie interne Dateien an die Rechnung anhängen. Diese werden nur intern vom System verknüpft. Dies können z.B. interne Berechnungsgrundlagen als Excel oder ähnliches sein, die der reinen internen Dokumentation dienen.
  • Unter "Kommentar" können Sie noch interne Kommentare zu dieser Rechnung eingeben. 

5. Rechnung speichern und buchen

  • Speichern Sie die Rechnung durch Klick auf "Speichern".
  • Sie sehen nun die Rechnung und dessen Details im Überblick. 
  • Die Rechnung befindet sich im Status "Neu". In diesem Zustand kann Sie noch geändert und gelöscht werden und wurde vom System noch nicht für die Buchhaltung berücksichtigt. 
  • Erst wenn Sie über den gründen Button die "Rechnung fakturieren"

    wird diese in das System fest gebucht. Damit wird die Rechnung fixiert und ist nicht mehr änderbar, um die Revisionsicherheit zu gewährleisten. 
    Entsprechend werden zu diesem Zeitpunkt die Buchungen für die interne Buchhaltung erzeugt, sodass zum einen eine Forderung gegenüber den Kunden besteht und zum anderen weitere abhängige Buchungen erstellt werden: in der Regel erzeugt eine Rechnung z.B. eine Verbuchung ihrer aus der Rechnung resultierenden Umsatzsteuerschuld.
  • Eine Rechnung lässt sich nun nur noch stornieren. 
    Das heißt, dass die Rechnung erhalten bleibt, aber die Forderung gegenüber dem Kunden (und die ggf. weiteren Buchungseinträge, wie eine eventuelle resultierende Umsatzssteuerschuld) gegen gebucht werden. 
    Die Rechnungsnummer bleibt entsprechend erhalten, sodass eine fortlaufender Nummernkreis bestehen bleibt.

6. Rechnung wurde bezahlt 

  • Hat der Kunde die Rechnung bezahlt, so klicken sie auf "Zahlungseingang". Hier sehen Sie den offenen Betrag und können den gezahlten Betrag eingeben. 
    Sie sehen dann auch, ob damit die Rechnung vollständig bezahlt wurde. 
  • Wurde die Rechnung vollständig bezahlt, geht sie in den Status "bezahlt" über. 
  • Wurde sie nicht vollständig bezahlt geht sie in den Status "Teilzahlung" über. Sie können dann weitere Zahlungen über "Zahlungseingang" hinzufügen. Hier werden bereits getätigte Zahlungen berücksichtigt. 
  • In der Übersicht der Rechnung im Reiter "Zahlungen" sehen Sie alle Zahlungseingänge. 

6b. Rechnung wurde nicht rechtzeitig bezahlt 

  • Falls der Kunde einmal nicht rechtzeitig bezahlt, haben Sie die Möglichkeit eine Mahnung für diese Rechnung zu erstellen. 
    Klicken Sie dazu auf das Pull-Down-Menü neben "Zahlungseingang": 
  • Wählen Sie dort "Mahnung erstellen" aus.
  • Sie kommen nun zu der Maske im Bereich "Mahnungen". 
    Diese berücksichtigt eventuell vorherige Mahnungen, sodass Sie in der Regel von einer Zahlungserinnerung über eine 1. Mahnung zur 2. Mahnung automatisch geführt werden.
  • Hier können Sie ein neues Zahlungsziel für die Mahnung und eventuell Mahngebühren und/oder Verzugszinsen angeben.

6c. Rechnung gutschreiben 

  • Falls eine Rechnung bereits bezahlt wurde, sie aber eine Gutschrift erstellen müssen, dann können sie das direkt aus einer Rechnung heraus. 
  • Die Einträge in der Rechnung werden dann als Positionen der Gutschrift übernommen.