Angebot mit Arbeitspaketen erstellen

In diesem Tutorial wird gezeigt, wie ein Angebot auf Basis von Arbeitspaketen und Honoraren erstellt wird.

Für diese Funktion ist das Arbeitspaket-Modul für Indibox notwendig

1. Ein neues Angebot

  • Klicken Sie im Hauptmenü auf "Angebote". Hier sehen Sie alle Angebote
  • Klicken Sie nun auf "Angebot erstellen". Sie sehen die Eingabemaske für ein neues Angebot
  • Rechts sehen Sie die Optionen für die dieses Angebot.
  • Um das Angebot auf Basis von Arbeitspaketen zu erstellen, wählen Sie bei Berechnung auf der rechten Seite "Honorar nach Arbeitspaketen" aus
    Eventuell ist diese Option schon voreingestellt.
  • Es erscheint dann die Eingabe für die Basis-Honorare und die Auflistung der Arbeitspakete anstelle der normalen Positionsliste

2. Einen Kunden hinzufügen

  • Tippen Sie in das Suchfeld für den Kunden den Kundennamen ein und übernehmen Sie die Auswahl mit Enter. 
  • Falls Sie noch keinen Kunden angelegt haben, klicken Sie auf "Erstellen". Geben Sie dort alle Kundendaten ein, wie unter Kunden beschrieben
  • Die Kundendaten werden für dieses Angebot übernommen, indem z.B. die Angebotsadresse des Kunden eingeblendet wird.
  • Falls Änderungen an den Stammdaten des Kunden vorgenommen werden müssen, können Sie auf "Kunde bearbeiten" in den Bearbeiten-Dialog wechseln.
  • Wählen Sie das Projekt aus, dass zu dem Kunden gehört:

Die Schritte:

3. Honorare hinzufügen

  • Geben Sie den Namen des Honorars in das Suchfeld ein. Alle passenden Artikel werden vorgeschlagen:

    Sie können die Auswahl per Enter oder mit einem Mausklick übernehmen.

    Tipp

    Achten Sie darauf, dass Sie nicht den faktisch gleichen Artikel mehrfach erstellen, indem in dieser Ansicht schlicht immer "Erstellen" bei Artikel gewählt wird. Haben Sie z.B. einen Artikel "Tagessatz Senior-Berater", dann empfiehlt es sich hier, dass sie dafür genau einen Artikel "Tagessatz Senior-Berater" in ihrem Artikel-Stamm haben, auch wenn verschiedene Kunden (bzw. jede Rechnung) einen eigenen Preis für einen Tagessatz haben. Dies sorgt zum einen dafür, dass das System nachher nicht hunderte Artikel "Tagessatz Senior-Berater" verwaltet, sondern nur einen hat. Dies ist nicht nur übersichtlicher, sondern ermöglicht auch bessere Auswertungen. Beispielsweise wie der Gesamtumsatz des Artikels "Tagessatz Senior-Berater" war. Der tatsächliche Preis kann, wie oben beschrieben, vom Stamm-Artikel "Tagessatz Senior-Berater" abweichen und wäre damit wieder kunden- bzw. angebotsindividuell. Neben dem Preis gilt dasselbe auch für die Bezeichnung und Beschreibung: Derselbe Stamm-Artikel "Tagessatz Senior-Berater" kann in einer Rechnung in "Senior-Berater" umbenannt werden und in einer weiteren Rechnung eventuell "Tagespauschale".

    Somit sollten Sie das Suchen immer dem Erstellen vorziehen, sofern es sich um einen gleichen "Artikel" handelt.

  • Die Position wird dann dem Angebot hinzugefügt. 
  • Die Positionen werden auf Grundlage der Stamm-Artikel unterschiedlich behandelt. 
    Hierbei wird zwischen zwei Typen unterschieden: 
    • Honorare sind solche, die eine Zeit (Stunde, Minute, Tag, Monat, Jahr etc.) als Einheit haben. Diese 
    • Pauschalen sind solche, die eine andere Einheit haben (z.B. Stück oder pauschal). Dies können beispielsweise pauschale Aufwendungen wie Reisekosten oder Lizenzen sein.
  • Nur Honorare lassen sich über die Arbeitspakete mit einem Aufwand versehen und dort in die Berechnungen übernehmen. Pauschale Positionen werden hingegen unabhängig der Honorare und Arbeitspakete zusätzlich aufgelistet. 
    Entsprechend kann die Anzahl der pauschalen Positionen direkt unter "Basis-Honorare" geändert werden. Die Anzahl der Honorare hingegen ergibt sich aus den Angaben in den Arbeitspaketen.
    Dies kann dann für ein Honorar "Senior-Berater" und einer pauschalen Position "Lizenzkosten" wie folgt aussehen:



  • Hier kann der Preis in Abhängigkeit der Einheit angegeben werden. Das ist in diesem Fall ein 1.000 € pro Tag für Senior-Berater (also ein Tagessatz von 1.000 €). Die pauschalen Kosten für eine Lizenz betragen 200 €. 
    Wird der Preis geändert, werden die abhängigen Felder entsprechend geändert (z.B. ergibt sich der Bruttopreis automatisch bei Änderung des Nettopreises).

Hier noch ein paar Informationen zur Handhabung von Positionen:

  • Artikeländerungen

    Die Änderungen am Preis, an Texten und der Anzahl werden nur für dieses Angebot übernommen und wird nicht in den Stammdaten des Artikels übernommen. Ist der normale Preis eines Artikels z.B. 200,00 € und Sie ändern hier im Angebot den Preis auf 299,00 € so bleibt der normale Artikelpreis für zukünftige Rechnungen oder Angebote bei 200,00 €. Das heißt, hier muss man zwischen den Daten im Stamm-Artikel und den Daten in dieser einen Rechnung unterscheiden. Wird aber aus diesem Angebot ein Auftrag oder eine Rechnung erstellt, so wird der Preis dieses Angebots übernommen - also wird der Auftrag auch 299,00 € beinhalten. Um den Preis in den Stammdaten und damit auch für künftige Angebote oder Rechnungen zu ändern, klicken Sie im Artikeleintrag auf die Einstellungen (das Zahnradmenü) und wählen dort "Stamm-Artikel bearbeiten" aus. Dort können Sie dann den Preis und entsprechende Daten ändern. Beim Speichern fragt das System Sie, ob Sie diese Änderungen auch in diesem Angebot übernehmen wollen. Die zuvor geänderten Texte und Preise werden dann überschrieben.

  • Mehrere Artikel hinzufügen

    Wenn Sie den Preis und Text eines Artikels nicht geändert haben und er damit den Informationen aus dem Stamm-Artikel entspricht und sie den gleichen Artikel noch einmal zu Ihrem Angebot hinzufügen, wird dies bei Honoraren ignoriert, da sie dieses Honorar bereits angegeben haben. Bei pauschalen Positionen wird lediglich die Anzahl um eins erhöht. 
    Haben Sie jedoch Änderungen am Preis oder am Text vorgenommen, wird eine weitere Position hinzugefügt. Somit hätten Sie zwei Positionen, aber beide mit demselben Stammartikel. 

  • Stamm-Artikel ändern

    Um den zugehören Stamm-Artikel zu ändern, wählen Sie in den Einstellungen des Eintrags (das Zahnradmenü) "Stamm-Artikel auswählen" aus. Damit können Sie den Eintrag entsprechend mit einem anderen Artikel verknüpfen. Hier können Sie dann dennoch die bereits getätigten Eingaben für Preise oder Texte belassen oder diese vom neuen Stamm-Artikel übernehmen. Die Zuordnung eines Stamm-Artikels macht sich auf verschiedene Art bemerkbar, wie z.B. die verwendete Einheit (z.B. "Stunde" oder "Stück") oder für Auswertungen.

4. Arbeitspakete hinzufügen

  • Gehen Sie weiter runter und klicken Sie auf "Arbeitspaket hinzufügen" um ein neues Arbeitspaket zu erstellen.
  • Geben Sie einen Namen für das Arbeitspaket und die - sofern notwendig - weiteren Informationen zum Arbeitspaket an:
  • Wenn Sie das Arbeitspaket als optional markieren, dann wird es gesondert als "optional" im Angebot aufgelistet. 
    Dies sorgt auch dafür, dass zwei Gesamtpreise berechnet und angezeigt werden: ein Gesamtpreis ohne die optionalen Arbeitspakete und ein Gesamtpreis inklusive der optionalen Arbeitspakete.
  • Geben Sie nun den Aufwand für die einzelnen Honorare für die jeweiligen Arbeitspakete an. Wie sie sehen, werden die pauschalen Positionen hier auch nicht aufgelistet.
  • Die Summe der Honorare je Arbeitspaket (also hier 10 Tage und 20 Tage) wird automatisch in die zugehörige Position oberhalb bei "Basis-Honorare" übertragen. Dort sieht man dann entsprechend, dass diese Angebot somit aus 30 Tagen zu je 1.000 € und zusätzlich 200 € Lizenzkosten besteht.

5. Preis kalkulieren

  • Unter "Preis-Kalkulation" sehen Sie nun den Gesamtpreis, der sich aus den Honoraren und den pauschalen Positionen ergibt. Hier haben Sie die Möglichkeit, noch einen Rabatt zu gewähren. Wie zuvor erwähnt werden die Gesamtpreise getrennt berechnet, wenn optionale Arbeitspakete vorhanden sind. 
  • Des Weiteren können Sie noch einen Pauschal-Preis angeben. Wenn sie diese Option wählen, werden weitere Eingaben möglich. Des Weiteren wird das Angebot als pauschal markiert, sodass der Pauschalpreis als Angebotspreis statt der eigentlich berechneten Gesamtsumme verwendet wird:


6. Weiteren Informationen angeben

  • Geben Sie z.B. einen Titel für dieses Angebot an. Dieser wird als Alternative zu "Angebot XYZ" angezeigt.
  • Ändern Sie ggf. den Ansprechpartner oder "Ihr Zeichen", dass auf dem PDF mit ausgegeben werden soll.
  • Unter dem Reiter "Texte" können Sie den Standard-Text, der vor und den Standard-Text, der nach den Positionen eingefügt wird, eingeben bzw. ändern. 
    Hinweis: Wo und ob diese Texte im PDF ausgegeben werden, kann von ihrem firmenspezifischen Layout abhängig. Eventuell ist diese Option daher deaktiviert.
  • Unter "Anhänge" können Sie PDFs anhängen, die vom System an jede generierte PDF des Angebots mit angefügt werden. Dies ermöglicht das Anhängen von sonstigen Dokumenten, die für das Angebot notwendig sind (z.B. ein vorgegebenes Formular vom Kunden oder eine Referenzmappe)
  • Unter "Dateien" können Sie interne Dateien an die Rechnung anhängen. Diese werden nur intern vom System verknüpft und sind dann im nachhinein in der Indibox einsehbar. 
    Dies können z.B. interne Berechnungsgrundlagen als Excel oder ähnliches sein, die der reinen internen Dokumentation dienen.
  • Unter "Kommentar" können Sie noch interne Kommentare zu dieser Rechnung eingeben. Damit können Sie Kommentare für sich oder Kollegen hinterlegen.

7. Angebot speichern, drucken und senden

  • Speichern Sie das Angebot durch Klick auf "Speichern".
  • Sie sehen nun das Angebot und dessen Details im Überblick. 
  • Hier haben Sie folgende Informationen:
    1. Das Angebot ist im Status "Neu"
    2. Hier können Sie den Status des Angebots ändern. Der nächste Status ist "Angebot versendet". Je nach Status können hier unterschiedliche Informationen angezeigt werden. 
    3. Hier können Sie eine PDF anzeigen und von dort exportieren und drucken.

    4. Hier können Sie eine Email generieren. Je nach Einstellung der Indibox öffnet sich ein internes Fenster, indem Sie den Text der Email ändern können oder es öffnet sich ein neues Fenster in Outlook.
    5. Sie können das Angebot ändern oder löschen
    6. Sie können das Angebot kopieren, z.B. um ein weiteres Angebot mit den gleichen oder ähnlichen Inhalten zu erstellen. Auch andere Belege, wie eine Rechnung lassen sich hieraus erzeugen. Beim Kopieren wird jedoch keine Verknüpfung zu diesem Angebot erstellt - die neue Kopie ist also     komplett unabhängig von diesem Angebot.

8. Angebot versandt und nachträglich ändern

  • Haben Sie die Rechnung z.B. mit Outlook oder per Post versendet, können Sie es durch klick auf "Angebot versendet" als verschickt markieren.
  • Die Rechnung befindet sich nun im Status "versendet". In diesem Zustand kann Sie nicht mehr geändert oder gelöscht werden, da der Kunde nun genau dieses Angebot erhalten hat. Damit stellen wir sicher, dass Sie anhand der Angebotsnummer genau sagen können über welche Inhalte sie mit dem Kunden kommunizieren.
    Wenn sie das Angebot anpassen möchten, da der Kunde z.B. noch eine Änderung wünscht, dann kopieren sie es zu einem neuen Angebot

    Klicken Sie dazu auf "Kopieren" und dann auf "Als neues Angebot kopieren". Ändern sie die gewünschten Positionen und Speichern das neue Angebot ab.

9. Angebot in Auftrag wandeln

  • Wurde Ihr Auftrag angenommen, können sie es in einen Auftrag wandeln, indem sie im Angebot auf "Auftrag erstellen" klicken
  • Es öffnet sich dann die Maske für einen neuen Auftrag, indem alle Daten aus dem Angebot übernommen wurden.
  • Hier können Sie noch die Positionen oder andere Daten anpassen - z.B. wenn der Kunde nur Teile der Positionen beauftragt hat.
  • Des Weiteren können Sie - sofern die Einstellung aktiviert ist - Details zur Auftragsbestätigung angeben, um z.B. zu erfassen wann und wie der Auftrag bestätigt wurde und ggf. auch eine schriftliche Auftragsbestätigung als Datei anhängen:
  • Speichern Sie den Auftrag, um diesen zu erstellen.
  • Sie haben nun die Möglichkeit, den Status des Auftrags zu ändern, indem Sie den Auftrag als "bestätigt" setzen.
  • Auch hier können Sie analog zum Angebot eine PDF erzeugen, diese drucken oder per Email versenden und den Status auf "verschickt" setzen. 
    Somit wissen Sie, ob Ihr Kunde eine Auftragsbestätigung von Ihnen erhalten hat.

10. Weiterführende Tutorials

  • Aus dem Auftrag eine Rechnung erstellen
  • Zeiten auf den Auftrag verbuchen